15.09.2018 | Lauri Lehman

Digitaalisten palvelujen merkitys yritysten liiketoiminnassa lisääntyy kiihtyvällä tahdilla. Nämä palvelut tuottavat jatkuvasti dataa esimerkiksi tilauksista, asiakkaista ja työntekijöistä. Tallennuskapasiteetin edullisuus on mahdollistanut sen että lähes kaikki tieto pystytään tallentamaan pysyvästi. Näin yritys pystyy ymmärtämään toimintaansa yhä tarkemmalla tasolla ja kohdistamaan resurssejaan oikeisiin asioihin. Joillekin yrityksille datasta on tullut jopa niiden tärkeintä omaisuutta, ja niiden liiketoiminta perustuu yrityksen hallussa olevan datan mahdollisimman tehokkaaseen hyödyntämiseen.

Kun uusia digitaalisia palveluja kehitetään suurissa organisaatioissa, ne tehdään usein erillisinä projekteina. Kehittäjät eivät ole välttämättä tekemisissä toistensa kanssa lainkaan, tai kommunikointi tiimien välillä on hyvin vähäistä. Sovelluksille perustetaan omia tietokantoja, joihin muilla tiimeillä ei ole välttämättä pääsyä. Pahimmassa tapauksessa sama tieto tallennetaan useampaan paikkaan, mistä voi aiheutua ristiriitoja datan paikkansapitävyydelle. Tämä heikentää tehokkuutta, kun työntekijöiden aikaa kuluu esimerkiksi datan etsimiseen, pääsyoikeuksien hankkimiseen ja virheiden oikaisuun. Juuri näitä ongelmia voidaan ratkoa datan järjestelmällisen hallinnan, tai "Data Governancen" avulla.

MITÄ ON DATA GOVERNANCE?

Data Governancen ytimessä on datan omistajuus. Samoin kuin yrityksen eri yksiköillä on vastuuhenkilönsä, myös yrityksen hallussa oleville datajoukoille voi olla nimetty vastuulliset henkilöt. Näiden henkilöiden tehtävänä on huolehtia esimerkiksi siitä että datan laatu on hyvä ja että sen käyttöoikeudet noudattavat yrityksen sääntöjä. Data Governancen henkeen kuuluu, että mahdollisimman monella yrityksen työntekijällä olisi näkyvyys dataan, ja datan käyttöoikeuksia rajataan vain silloin kun se on hyvin perusteltua esimerkiksi yksityisyyssyistä.

Data Governancen käyttöönoton hyödyt eivät ole aina helposti rahalla mitattavissa. Se lisää jonkin verran yrityksen byrokratiaa ja vaatii ihmisten kouluttamista noudattamaan uusia toimintatapoja. Data Governancen puute ilmenee organisaatioissa esimerkiksi hitaasti alkavina tai etenevinä IT-projekteina ja asiakkaille maksettuina virheiden korvaussummina. Kun datan merkitys yrityksessä kasvaa, siihen pitää päästä nopeasti käsiksi. Varsinkin Data Science-projekteissa data on keskeisessä roolissa, ja huonosti ylläpidetty data voi jarruttaa kehitystä huomattavasti. Jos yrityksen datapääoma on dokumentoitu keskitetysti ja kaikilla työntekijöillä on siihen avoin pääsy, projektit etenevät ketterämmin ja parhaimmillaan se synnyttää myös uusia ideoita, kun tietoja on helppo löytää ja yhdistellä. Mitä kauemmin data pysyy hallitsemattomana, sitä monimutkaisemmaksi yrityksen datapääoma kasvaa ja sitä haastavampaa Data Governance -projektin aloittaminen on. Kannattaa olla siis ajoissa liikkeellä!

MITEN PÄÄSTÄ LIIKKEELLE?

Oman kokemukseni mukaan suomalaisten organisaatioiden datan hallinta ei ole tällä hetkellä vielä kovin korkealla asteella. Hyvin toteutettu Data Governance -projekti voi siis tuottaa nyt kilpailuetua muihin yrityksiin nähden! Itse asiassa ei ehkä pitäisi puhua projektista tässä yhteydessä, koska Data Governance ei lopu missään vaiheessa. Se on pikemminkin muutos yrityksen toimintatavoissa, eikä se koske ainoastaan IT-organisaatioita vaan myös liiketoiminta on saatava kiinnostumaan datasta. Datan omistajankaan ei tarvitse olla välttämättä tekninen henkilö, vaan hän voi olla esimerkiksi liiketoimintayksikön vetäjä, jonka ydinliiketoimintaan tietty datajoukko kuuluu.

Microsoftin Azure-pilvialusta tarjoaa useita työkaluja datan hallintaan ja dokumentointiin. Perusajatus näissä työkaluissa on, että kaikilla työntekijöillä on niihin pääsyoikeudet, mutta käyttäjän muokkausoikeudet saattavat vaihdella roolin perusteella. Jos kiinnostuit Data Governancesta ja Azuren tarjoamista mahdollisuuksista tällä saralla, ota ihmeessä yhteyttä ja keskustellaan voisiko Zure auttaa teidän yritystänne Data Governancen jalkauttamisessa.